Uvodne odredbe

Ova procedura utvrđuje djelotvoran, odgovoran i transparentan okvir za osiguravanje usklađenosti voditelja obrade Zračne luke Zadar d.o.o., Ulica I 2/A, Zemunik Donji, OIB: 39087623202 (dalje: Zračna luka) s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (Opća uredba o zaštiti podataka, dalje u tekstu: Uredba) te sa Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (»Narodne novine«, broj 42/18, dalje u tekstu: Zakon).

Ova procedura primjenjuje se na sve organizacijske dijelove, na sve radnike te na sve vanjske suradnike i izvršitelje obrade koji djeluju u ime voditelja obrade Zračne luke Zadar d.o.o., neovisno o tome kojim je kanalom zahtjev zaprimljen i na koju se kategoriju ispitanika (putnici, korisnici usluga, radnici, kandidati za zapošljavanje, poslovni partneri, posjetitelji) odnosi.

1Upoznavanje zaposlenih s pravima ispitanika

Svaki radnik Zračne luke Zadar d.o.o. koji je u kontaktu s ispitanicima bit će upoznat s pravima ispitanika i omogućit će im ostvarivanje prava propisanih Uredbom i Zakonom.

Svaki organizacijski dio Zračne luke Zadar d.o.o. koji je u kontaktu s ispitanicima mora imati dostupne informacije o načinu ostvarivanja prava ispitanika u svezi s obradom osobnih podataka.

2Informacije za ispitanika

Način na koji se ispitaniku pružaju informacije o obradi njegovih osobnih podataka jest sljedeći:

• u slučaju kada ispitanik zatraži informaciju o mogućnostima ostvarivanja svojih prava o obradi osobnih podataka, radnici koji su u kontaktu s ispitanicima imaju obvezu obavijestiti ispitanika da su obavijesti i informacije te zahtjevi ispitanika objavljeni na službenim mrežnim stranicama Zračne luke u kategoriji Zaštita podataka;
• u slučaju kada ispitanik nije u mogućnosti pristupiti informaciji, radnici u kontaktu s ispitanicima imaju obvezu uručiti obrasce zahtjeva ispitaniku i obavijestiti ga o načinu dostave službeniku za zaštitu osobnih podataka;
• u slučajevima u kojima radnik zaprimi zahtjev ispitanika neće odgovarati na njega samostalno, već će zahtjev odmah proslijediti službeniku za zaštitu osobnih podataka. U slučaju bilo kakve nedoumice oko načina udovoljenja zahtjevu obvezno je konzultirati službenika za zaštitu osobnih podataka.

Informacije i dokumenti za ispitanike objavljeni su na službenoj mrežnoj stranici Zračne luke u kategoriji ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA.

Kontakt podaci službenika za zaštitu osobnih podataka

3Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva

Nakon što se zahtjev ispitanika zaprimi, mora se isti dan, a najkasnije sljedeći radni dan evidentirati u urudžbeni zapisnik (broj i datum zaprimanja od kojeg teče rok za odgovor) i u Evidenciju zahtjeva ispitanika. O zaprimljenom zahtjevu odmah se obavještava službenik za zaštitu osobnih podataka naveden u ovoj proceduri, koji je zadužen za koordinaciju i provedbu obrade zahtjeva.

4Pretraga podataka i zaštita privatnosti trećih osoba

Službenik za zaštitu osobnih podataka utvrđuje koje pravo ispitanik ostvaruje te od nadležnih organizacijskih jedinica i, prema potrebi, izvršitelja obrade traži pretragu svih evidencija i sustava u kojima se obrađuju podaci ispitanika.

Ako bi se u pronađenim podacima nalazili i osobni podaci trećih fizičkih osoba (npr. drugih putnika ili radnika), takve podatke treba obrisati, zamutiti ili anonimizirati prije nego se daju na uvid ispitaniku, kako ostvarivanje prava ispitanika ne bi negativno utjecalo na prava i slobode drugih (čl. 15. st. 4. Uredbe).

5Provjera identiteta

Prije udovoljavanja zahtjevu potrebno je bez ikakve sumnje utvrditi identitet podnositelja kako se osobni podaci ne bi dali na uvid neovlaštenoj osobi:

• kod osobnog podnošenja – uvidom u identifikacijski dokument s fotografijom (osobna iskaznica ili putovnica), o čemu se sastavlja službena bilješka;
• kod zahtjeva podnesenog poštom ili elektroničkom poštom – usporedbom podataka iz zahtjeva s podacima kojima Zračna luka već raspolaže (npr. adresa zaprimljene e-pošte korištene u komunikaciji sa Zračnom lukom);
• kod zahtjeva podnesenog putem opunomoćenika – provjerom punomoći i identiteta opunomoćenika.

Ako postoji opravdana sumnja u identitet podnositelja, od njega se traže dodatne informacije nužne za potvrđivanje identiteta. Preslika identifikacijske isprave izrađuje se i čuva samo ako je to nužno, u skladu s načelom smanjenja količine podataka.

6Udovoljavanje zahtjevu za uvidom u podatke

Ako je ispitanik podnio zahtjev za uvid u svoje osobne podatke, zahtjevu će se udovoljiti na način da se ispitaniku dostavi informacija obrađuju li se njegovi osobni podaci te, ako se obrađuju, kopija podataka koji su predmet obrade i sljedeće informacije:

• svrhe obrade i pravna osnova obrade;
• kategorije osobnih podataka;
• primatelji ili kategorije primatelja kojima su podaci otkriveni, osobito primatelji u trećim zemljama ili međunarodne organizacije, uz informaciju o odgovarajućim zaštitnim mjerama;
• predviđeno razdoblje čuvanja ili kriteriji za njegovo utvrđivanje;
• postojanje prava na ispravak, brisanje, ograničavanje obrade i prigovor;
• pravo na podnošenje pritužbe Agenciji za zaštitu osobnih podataka;
• izvor podataka, ako podaci nisu prikupljeni od ispitanika;
• brisanje, zamućivanje ili anonimizacija pronađenih podataka ako se nalaze i osobni podaci trećih fizičkih osoba.

Ako je zahtjev podnesen elektroničkim putem, informacije se dostavljaju u uobičajenom elektroničkom obliku, osim ako ispitanik zatraži drukčije.

7Udovoljavanje zahtjevu za ispravak netočnih podataka

Ako je ispitanik podnio zahtjev za ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka, zahtjevu će se udovoljiti na način da se podaci isprave, a ispitaniku će se proslijediti obavijest o izvršenom ispravku.

8Udovoljavanje zahtjevu za brisanjem podataka

Ako je ispitanik tražio brisanje svojih osobnih podataka, potrebno je:

1. Provjeriti jesu li istekli svi ugovorom i zakonom propisani rokovi čuvanja dokumentacije te postoji li neka od iznimki iz Uredbe (npr. poštovanje pravne obveze, postavljanje, ostvarivanje ili obrana pravnih zahtjeva).
2. Provjeriti bi li brisanje osobnih podataka dovelo do smanjenja prava ispitanika u odnosu na voditelja obrade.
3. Provjeriti postoje li drugi razlozi zbog kojih bi brisanje osobnih podataka moglo dovesti do štete za ispitanika.
4. U slučaju kada bi brisanje podataka moglo dovesti do štete za ispitanika, prije brisanja ispitanika treba pisano upozoriti na moguću štetu i zatražiti njegovu potvrdu za nastavak postupka brisanja.

Uklanjanje osobnih podataka može se izvesti na jedan od dva sljedeća načina:

• fizičkim brisanjem odnosno uništavanjem koje daje siguran i trajan rezultat (spaljivanje, odlaganje u kiselinu ili pretvaranje u kašu, tzv. pulpiranje, a ukoliko se koristi rezač papira, koristit će se samo onaj koji sitno uništava dokumente – cross-cut ili micro-cut) dokumenata i zapisa koji sadrže osobne podatke ispitanika (ako je to tehnički i pravno moguće);
• anonimizacijom podataka o ispitaniku, na način da se umjesto stvarnih osobnih podataka u odgovarajuća polja upiše, npr.:

Ostali podaci u dokumentima koji sadrže osobne podatke, a sami nisu osobni podaci (npr. datum računa, vrsta usluge, iznos), ne moraju biti mijenjani jer ne otkrivaju identitet ispitanika.

Voditelj obrade priopćuje svaki ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničenje obrade provedeno u skladu s Uredbom svakom primatelju kojem su otkriveni osobni podaci, osim ako se to pokaže nemogućim ili zahtijeva nerazmjeran napor. Voditelj obrade obavješćuje ispitanika o tim primateljima ako to ispitanik zatraži.

9Ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor

Ograničenje obrade

Ako ispitanik osporava točnost podataka, ako je obrada nezakonita, a ispitanik se protivi brisanju, ako su podaci ispitaniku potrebni radi pravnih zahtjeva ili ako je uložen prigovor, obrada se ograničava na pohranu dok traju okolnosti sukladno Uredbi, a ispitanika se obavještava prije ukidanja ograničenja.

Prenosivost podataka

Ako se obrada temelji na privoli, ugovoru ili provodi automatiziranim putem, ispitaniku se na zahtjev podaci koje je dao Zračnoj luci dostavljaju u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu ili se, gdje je to tehnički izvedivo, izravno prenose drugom voditelju obrade.

Prigovor

Ako ispitanik uloži prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu ili javnom interesu, Zračna luka prestaje s obradom, osim ako Zračna luka dokaže uvjerljive legitimne razloge za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

10Zahtjevi koji se odnose na snimke videonadzora

Ako ispitanik traži uvid u snimke videonadzora, u zahtjevu je radi pronalaska snimke potrebno navesti:

• datum,
• približno vrijeme,
• lokaciju snimanja,
• opis koji omogućuje prepoznavanje ispitanika na snimci.

Snimci se pristupa isključivo putem osoba ovlaštenih za pregled snimaka sustava videonadzora, a lica i drugi podaci trećih osoba na snimci zamućuju se (engl. blur) ili se ispitaniku umjesto snimke dostavljaju izdvojene fotografije odnosno opis snimljenog sadržaja.

Pri udovoljavanju zahtjevu ne smiju se otkriti podaci čije bi otkrivanje ugrozilo zaštitu civilnog zračnog prometa, ako je takvo ograničenje propisano posebnim zakonskim regulativama.

11Zahtjevi koji se odnose na druge voditelje i izvršitelje obrade

Ako se zahtjev odnosi na osobne podatke koje za vlastite svrhe obrađuju drugi subjekti koji djeluju u zračnoj luci (npr. zračni prijevoznici, nadležna državna tijela ili drugi samostalni voditelji obrade), Zračna luka o tome u roku za odgovor obavještava ispitanika i upućuje ga na nadležnog voditelja obrade, uz odgovor o podacima koje obrađuje samo Zračna luka.

Ako podatke u ime Zračne luke obrađuje izvršitelj obrade, službenik za zaštitu osobnih podataka od izvršitelja traži podatke potrebne za odgovor u roku koji omogućuje poštivanje roka iz točke 13. ove procedure. Za odgovor ispitaniku u tom je slučaju odgovorna Zračna luka.

12Odbijanje zahtjeva i naknada

Ako se ne može udovoljiti zahtjevu ispitanika, o tome ga treba pisano obavijestiti bez odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, navodeći razloge zbog kojih se ne može udovoljiti njegovu zahtjevu.

U tom je slučaju ispitanika potrebno uputiti i na pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu:

Ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, osobito zbog učestalog ponavljanja, Zračna luka može naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove ili odbiti postupiti po zahtjevu, pri čemu teret dokazivanja snosi Zračna luka. Za dodatne kopije podataka Zračna luka može naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova.

13Rokovi

Pretraga podataka o ispitaniku (utvrđivanje koji su osobni podaci raspoloživi) treba biti izvršena u roku od najviše 15 dana od zaprimanja zahtjeva, kako bi ostalo dovoljno vremena za eventualne dodatne informacije potrebne za udovoljavanje zahtjevu.

Odgovor na zahtjev dostavlja se bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana od dana zaprimanja zahtjeva. Taj se rok, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva, može produljiti za najviše dva dodatna mjeseca, o čemu se ispitanik obavještava u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima produljenja.

14Završne odredbe

Svi radnici koji obrađuju osobne podatke moraju biti upoznati s ovom procedurom i izvršavati njezine odredbe.

Evidencija o zahtjevima ispitanika čuvat će se u razdoblju od 5 godina od okončanja postupka.

Procedura se preispituje najmanje jednom godišnje te pri svakoj izmjeni propisa ili organizacije Zračne luke koja utječe na njezinu provedbu.

Procedura stupa na snagu danom donošenja.